Một buổi quay TVC hoặc phim giới thiệu thường có khá nhiều đầu việc cùng lúc: nội dung, bối cảnh, nhân sự, sản phẩm, thiết bị, lịch quay và cả những việc nhỏ như trang phục hay đạo cụ. Nếu chuẩn bị không rõ từ đầu, ekip vẫn có thể quay được nhưng rất dễ mất thời gian, thiếu cảnh hoặc phải quay lại.
Doanh nghiệp không cần tự làm hết phần tiền kỳ. Tuy nhiên, có một số thông tin nên được chuẩn bị sớm để ekip có thể lên phương án đúng ngay từ đầu.
1. Xác định video dùng để làm gì
Trước khi nói đến kịch bản hay góc máy, cần trả lời một câu đơn giản: video này sẽ được dùng ở đâu và để làm gì?
Một video chiếu tại sự kiện sẽ có cách triển khai khác với video chạy Facebook, YouTube, màn hình showroom hay video gửi cho đối tác. TVC giới thiệu sản phẩm cũng khác phim doanh nghiệp dùng để giới thiệu nhà máy, quy trình hoặc năng lực.
Chỉ cần xác định rõ mục tiêu sử dụng, thời lượng mong muốn và nền tảng phát hành là ekip đã có thể quyết định khá nhiều thứ về nội dung, tỷ lệ khung hình, nhịp dựng và cách quay.
2. Chuẩn bị những thông tin bắt buộc phải có trong video
Doanh nghiệp nên liệt kê những nội dung quan trọng không thể bỏ sót. Ví dụ:
- Tên thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Điểm nổi bật cần nhấn mạnh.
- Nhà máy, showroom, văn phòng hoặc quy trình cần xuất hiện.
- Nhân vật cần phỏng vấn.
- Thông tin kỹ thuật, chứng nhận hoặc số liệu cần thể hiện.
- Logo, slogan, hotline, website hoặc CTA cuối video.
Danh sách này chưa cần viết thành kịch bản hoàn chỉnh. Mục đích là giúp ekip biết đâu là phần bắt buộc, đâu là phần có thể linh hoạt trong quá trình triển khai.
3. Chốt bối cảnh trước ngày quay
Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến ánh sáng, âm thanh, thời gian set-up và loại thiết bị cần mang theo. Vì vậy, nếu quay tại doanh nghiệp, nên xác định trước khu vực nào sẽ xuất hiện trong video.
Những việc tưởng nhỏ như dọn khu vực quay, sắp xếp máy móc, tắt bớt tiếng ồn, chuẩn bị bảng tên hoặc loại bỏ vật dụng không muốn xuất hiện trong khung hình có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong ngày quay.
Nếu có nhiều địa điểm, nên sắp xếp thứ tự quay hợp lý để hạn chế thời gian di chuyển và tránh việc ekip phải set-up lại quá nhiều lần.
4. Xác định ai sẽ xuất hiện trước máy quay
Nếu video có nhân sự của doanh nghiệp tham gia, nên chốt trước người nào sẽ xuất hiện, vai trò của họ và thời gian họ có mặt.
Với phần phỏng vấn, người nói không nhất thiết phải thuộc lời. Quan trọng hơn là họ hiểu nội dung cần nói và có thời gian trao đổi trước với ekip. Khi người tham gia biết mình sẽ được hỏi gì, buổi quay thường tự nhiên và nhanh hơn.
Trang phục cũng nên thống nhất trước. Nếu doanh nghiệp có đồng phục, màu thương hiệu hoặc yêu cầu đặc biệt về hình ảnh, nên báo sớm để ekip chủ động bố cục và ánh sáng.
5. Chuẩn bị sản phẩm, đạo cụ và những chi tiết sẽ lên hình
Nếu quay sản phẩm, nên chuẩn bị mẫu sản phẩm sạch, mới và đúng phiên bản muốn truyền thông. Với sản phẩm có bao bì, nhãn dán hoặc nhiều kích cỡ, cần xác định rõ mẫu nào là mẫu chính.
Đối với các cảnh thao tác, nên kiểm tra trước xem nguyên liệu, dụng cụ, máy móc hoặc đạo cụ có đầy đủ và hoạt động bình thường hay không.
Những chi tiết này ảnh hưởng trực tiếp đến footage. Nếu sản phẩm bị trầy, bao bì cũ hoặc đạo cụ thiếu trong ngày quay thì hậu kỳ rất khó sửa hoàn toàn.
6. Thống nhất shot list hoặc các nhóm cảnh cần quay
Không phải dự án nào cũng cần storyboard chi tiết. Nhưng ít nhất nên có shot list hoặc danh sách nhóm cảnh chính.
Ví dụ với phim giới thiệu doanh nghiệp, có thể chia thành:
- Toàn cảnh địa điểm.
- Hoạt động của nhân sự.
- Quy trình sản xuất.
- Chi tiết máy móc hoặc sản phẩm.
- Phỏng vấn.
- Các cảnh bổ sung như bảng hiệu, môi trường làm việc, tương tác giữa nhân sự.
Shot list giúp cả doanh nghiệp và ekip biết ngày quay đã đủ những gì. Nó cũng giảm tình trạng quay rất nhiều footage nhưng khi dựng lại thiếu đúng cảnh cần thiết.
7. Chốt đầu ra ngay từ đầu
Ngoài video chính, nhiều dự án còn cần thêm phiên bản ngắn cho social media, video dọc 9:16, bản không subtitle, bản có subtitle hoặc các cutdown 15–30 giây.
Nếu biết các đầu ra này từ trước, ekip có thể tính ngay trong lúc quay. Ví dụ cùng một cảnh có thể cần bố cục an toàn để crop sang 9:16, hoặc cần quay thêm close-up và detail để dựng các phiên bản ngắn.
Đợi đến khi dựng xong video ngang rồi mới yêu cầu chuyển toàn bộ sang video dọc thường sẽ hạn chế lựa chọn hơn.
8. Dành thời gian cho những thay đổi thực tế
Kế hoạch quay nên rõ, nhưng cũng cần có một khoảng linh hoạt. Trong thực tế có thể phát sinh thay đổi về thời tiết, nhân sự, hoạt động sản xuất, tiếng ồn hoặc lịch vận hành của doanh nghiệp.
Một kế hoạch tốt không phải là kế hoạch không được thay đổi. Nó là kế hoạch đủ rõ để khi có thay đổi, ekip vẫn biết phần nào cần ưu tiên và phần nào có thể điều chỉnh.
Một checklist ngắn trước ngày quay
- Mục tiêu và nơi sử dụng video đã rõ.
- Nội dung bắt buộc đã được liệt kê.
- Bối cảnh và lịch quay đã chốt.
- Người xuất hiện trước máy quay đã xác nhận thời gian.
- Sản phẩm, đạo cụ và máy móc đã sẵn sàng.
- Shot list hoặc các nhóm cảnh chính đã thống nhất.
- Các phiên bản đầu ra đã xác định.
Chuẩn bị tốt không làm cho buổi quay trở nên phức tạp hơn. Ngược lại, nó giúp ngày quay gọn hơn, ekip tập trung vào hình ảnh và doanh nghiệp cũng dễ kiểm soát nội dung cần có. Phần lớn những vấn đề khó xử lý ở hậu kỳ đều có thể giảm đáng kể nếu được phát hiện từ trước khi bấm máy.